第一章 总 则

    第一条 为适应我院学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，根据《档案法》及教育部《高等学校档案管理办法》，并结合学院实际情况，特制定《兰州交通大学博文学院学生档案管理办法》。

　　第二条　学生档案应明确专人管理，管理人员政治上必须可靠，敢于坚持原则，作风正派，能够遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作，认真、细致，刻苦钻研业务，积极为学生管理工作服务。

　　第三条 学生档案是记载学生在校期间的思想、学习、工作、生活、遵守校规校纪和法律法规等情况的主要材料，是全面考察了解学生在校表现的主要依据。

　　第四条 本办法适用于学院各专业层次的在校大学生。

第二章  档案管理机构、原则

    第五条 学院全体学生档案由学生处档案室集中负责管理。

    第六条 学生档案管理必须坚持安全性、真实性、完整性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

第三章  学生档案的管理职责

    第七条  档案室工作人员的职责

    一、接收、鉴别和整理学生档案材料； 

　　二、接待办理学生档案的查询、借阅和转递工作，方便为有关部门提供学生的情况；

　　三、新学期开学一个半月内与学院各系班主任办理新生档案的移交手续（新生必须签字）；

　　四、统一部署，指导学院各系完成毕业生档案的整理、归档工作，做好毕业生档案的移交和转递工作；

　　五、制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作； 

　　六、办理其它有关学生档案事项及协调处理学生离校后档案的相关事宜。

　　七、做好学生档案的安全、保密、保管工作；

第四章 学生档案的归档要求

　　第八条  档案材料必须使用本学院统一购买的《档案材料专用袋》对学生相关材料归档。

　　第九条  档案材料必须是相关处室、各系核对完毕的正式文件材料。

　　第十条  归档的学生档案，必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用，注明承办单位及时间。
　　第十一条  手续必须完备（凡档案材料由相关处室、各系和组织审查盖章）。

    第十二条  填写归档材料和填写档案材料专用袋封面时，必须使用黑色笔填写。

第五章 学生档案归档范围及分类

    一、初、高中毕业生登记表、高等学校毕业生登记表； 
    二、鉴定、考核、考察材料；

    三、学生成绩表（单）、授予学位决定；
    四、加入中国共产党、其他党派、团体等组织的材料； 
    五、奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金申请表和优秀学生干部等登记表）； 
    六、处分材料（包括个人检查、调查报告、院级处分决定或免于、撤消处分的意见等）；
    七、出国留学材料；
    八、学生入学体检表 ；   

    九、其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。

第六章  学生档案的收集与管理

　　第十三条 学生入学档案管理
    一、接收新生高中档案

    （一）档案上交时间：每年10月

　　（二）档案接收流程：

    1、学生处档案室管理人员与各系联络，由各系负责安排本系新生班班主任，指导本班每位学生用铅笔在原始档案（高中档案）的档案袋左上角认真填写学生所在班级和个人学号（不得用圆珠笔）。

    2、各新生班原始档案（高中档案）由班主任安排班委收齐，并按学号排序。

    3、各班班主任认真检查本班学生档案，是否有缺档或档案袋开口等情况，若出现以上两种情况者之一者，班主任应及时与相关学生沟通，弄清情况，及时解决问题。

    4、各班学生档案由班主任上交到学生处档案室，另符一张档案移交信息表，已上交档案的同学在所附学生信息表上签字确认，再由班主任，系主任签字并盖章。若有特殊情况未交档案者，班主任要在档案移交信息表上作特殊标记，填写未交原因。

    5、与班主任了解沟通后，学生处档案管理员与档案有问题的学生及时沟通，再次了解情况，告诉相关学生档案的重要性，督促学生尽快上交档案或补全档案内容，不听劝告者，造成的后果由学生本人承担。

    二、接收新生入学体检。

    第十四条 在校学生档案管理

    1、档案室档案柜内存放四个年级的学生档案。学院所有在校学生的档案一律按学号排序放入档案柜保管,凡服刑、死亡人员档案一律从在校学生档案柜中抽出另行专柜保管。

    2、每学期进行一次柜内库存档案核对、登记工作，应做到放置无误，如发现缺少及时查找。

    3、凡是发现档案里有任何差错及时纠正。

    4、努力做好平时档案库房的维护工作，做到勤检查，勤核对，防止档案受损、虫蛀、霉烂、变质和档案存放过紧过松，以及门窗不牢固等情况发生，发现问题及时解决。

    第十五条 毕业生档案管理

    1、档案袋的初建

    每年3月份，学生处档案室管理人员与各系联络，由各系负责安排本系相关人员到档案室填写基本信息（姓名、性别、民族、籍贯、学号、班级等信息）；

　　2、毕业生登记表分发及填写要求

　　（1）每年4月份，学生处档案管理员通知各系，先准确上报本系毕业生总人数及本系各毕业班人数明细，根据各系提供的学生人数，由学生处档案室管理员为各系分发毕业生登记表，各系自行安排相关人员到学生处档案室领取毕业生登记表（注意：毕业生登记表每人一份，各系不能多报或漏报学生人数）；

　　（2）根据学生档案管理的相关要求，学生处档案管理人员将毕业生登记表填写要求告诉各系辅导员或班主任，由本系辅导员或班主任辅导本班学生认真填写毕业生登记表；

    （3）毕业生登记表填写好之后，各班按学号排好顺序，由班主任安排本班班委统一填写班级鉴定，班级鉴定审核后要有班主任签名；

    （4）系部鉴定由本系组织相关人员统一填写，并加盖系部公章（加盖的公章一定要清晰，端正），各系安排本系相关人员认真审核，审核无误后，于4月20日之前上交到学生处档案室，各班附一张毕业生登记表上交明细表（登记表按各班学号排序）；

　　（5）各系上交的毕业生登记表经学生处相关人员审核无误后，方可填写学院意见；

    （6）学院意见由学生处组织相关人员填写，并加盖学生处公章。

　　3、装订高中档案、入学体检表、高等学校毕业生登记表、奖学金材料；

　　4、装订大学四年的成绩单（教务处提供的）、党组织关系（党办提供的）、就业/择业报到证（由招生就业处提供的）、获国家奖学金申请表（由学生处提供）、优秀毕业生材料及校级以上奖励证书复印件（学生所在系提供）；

　　5、学生处档案管理员与各系联络，由各系安排相关人员收集各毕业班学生电子版档案邮寄地址（各班按学号顺序排），收齐整理后，以班级为单位，由各系相关人员向学生处档案管理员上交电子版邮寄地址，经档案管理员审核无误后，方可排版，打印。

　　6、各系安排相关人员协助学生处档案管理员粘贴档案邮寄地址。

　　7、地址经档案管理员反复核对无误后，7月中旬由学生处档案管理员联系邮局，邮寄毕业生档案。

第七章   学生档案查（借）阅工作制度

    为了加强我校学生档案的管理，凡查询档案、借阅档案者，必须履行有关手续，具体规定如下：

    （一）查阅范围

    1、凡因学生奖惩、组织处理、入党、参军、出国等需要查阅本人档案的；

    2、因录用单位需要政审学生而需要查阅学生档案的；

    3、政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。

　　（二）查阅手续

　　1、外单位（市各级公证机关）要求查阅我院学生档案，应凭《查阅学生档案审批表》，或由单位开具查档介绍信，并符合有关审批手续，经学生处相关领导批准后，由档案室提供查阅。

　　2、校内教师应工作需要查阅学生档案，应统一填写《查阅学生档案登记表》，写明查档原由、时间、是否复印档案内容。

　　（三）注意事项

    在查阅学生档案时应注意以下事项：

　　1、查阅档案须经管理学生档案部门领导同意，并在查阅档案登记本上予以登记，未经批准不得私自查阅学生档案。

　　2、外单位派出的查阅人员，必须是中共党员，并持有手续完备的“审批表”和本人证件。

　　3、查阅者若非中共党员，但确因工作需要，可由档案管理人员根据党的保密原则代查有关内容。

　　4、 任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案，如需复印档案内材料，遵循回避原则并登记。

　　5、档案原则上不借出使用，如必须借出使用时，要由借阅单位

填写《兰州交通大学博文学院档案借阅审批表》，说明理由，注明归还时间，经主管负责人批准后办理借阅手续。

第八章 学生档案保管与保护

    第十六条  根据安全保密和便于查找的原则，学校对学生档案进行严密、科学地保管， 严防档案的毁损、失散和泄密。

　　第十七条  做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作，学生档案设立专门库房，使用铁皮档案柜存放，达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求，档案管理人员做到定期检查。
　　第十八条  要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。
　　第十九条  学生档案室要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。

第九章  学生档案转递

　　三、档案转递时必须做好以下几点：

　　1、有就业协议的毕业生：档案邮寄时，确认好地址后，方可寄出。

　　2、无就业协议的毕业生：需征求学生本人意见，分两种情况：

　　（1）档案可以寄往生源地或人才市场。需要由学生本人确定联系接收，并提供详细的档案接收地址。

　　（2）毕业生若不能提供详细的档案邮寄地址，学校将其档案最多可保管1年。

　　3、考取外校的研究生要求按机要邮寄档案的，需要提前提供调档函，按调档函地址邮寄。

　　4、毕业生要求自带档案，必须提供用人单位调档函，本人持调档函前往学院档案室统一办理，私拆或长期自己保留的，后果自负。

　　5、非正常毕业（挂课）的学生档案不得邮寄。

　　6、学生务必在毕业后一年内查询自己档案是否已到指定单位，如有问题，务必及时与学校档案室联系。 

第十章 学生档案管理的纪律

　　第二十条 学生档案管理工作人员在进行档案材料的收集、借阅、归档、转递等工作时，必须严格履行本办法的有关规定。

　　第二十一条 有关单位或个人查阅、借阅学生档案，必须严格遵守档案管理的各项规定。